Tilitietojen tuominen järjestelmään
Järjestelmään voi tuoda uuden tilikartan tai olemassa olevia tilitietoja voi päivittää XML- tai CSV-tiedoston avulla. Järjestelmästä voi myös tallentaa tilejä XML- tai CSV-tiedostoon.
Helpoin tapa luoda käyttökelpoinen tiedosto joidenkin tietojen muuttamista varten on tallentaa kaikki tilit tai tietty tilihaara tiedostoon ja muokata sitten sisältöä. Jos muokkaat tuontitiedostoa (CSV-tiedostoa) Excelissä, muista tallentaa tiedosto CSV-muodossa.
Seuraavat vaihtoehdot ovat käytettävissä tuontia varten:
Päivitä tilikartta: Tuontitiedostoon sisältyvien tilien ominaisuudet päivitetään järjestelmään ja uudet ylätilit lisätään tuontitiedoston mukaisesti. Ne tilikartasta löytyvät tilit, joita ei ole tiedostossa, jäävät ennalleen.
Korvaa tilikartta: Tilit, joita ei löydy tuontitiedostosta, poistetaan järjestelmästä. Tällöin pätevät samat rajoitukset kuin poistettaessa tilejä Tilit-näkymän kautta. Lisäksi poistetaan ylätili-alatili-suhteet, jotka eivät sisälly tiedostoon.
Korvaa ainoastaan paketin tilit: Tuontitiedostoon sisältymättömät paketin tilit eli tilit, joiden lopussa näkyy P-kirjain, poistetaan järjestelmästä. Tällöin pätevät samat rajoitukset kuin poistettaessa tilejä Tilit-näkymän kautta. Mahdolliset muut tiedostoon kuulumattomat tilit (asetukset, ylätilit ja alatilit) säilyvät muuttumattomina. Jos tuontitiedostoon sisältyy muita tilejä, niiden asetukset päivitetään ja uudet ylätilisuhteet lisätään.
-
Lisävalinnat (käytettävissä vain Korvaa ainoastaan paketin tilit -vaihtoehdon yhteydessä):
Päivitä olemassa olevien tilien tietotyyppikytkennät: Olemassa olevien tilien tietotyyppikytkennät päivitetään tuontitiedoston mukaisesti. Jos tuontitiedostossa ei ole tietotyypin elementtiä (xml) tai saraketta (csv), kyseiseen tietotyyppiin liittyviä kytkentöjä ei muuteta. Oletusarvoisesti tätä asetusta ei ole valittu, mikä tarkoittaa, että olemassa olevien tilien aiemmat valinnat pysyvät muuttumattomina.
Päivitä tiliryhmän tiedot olemassa oleville tileille: Olemassa olevien tilien tiliryhmätiedot päivitetään tuontitiedoston mukaisesti. Oletusarvoisesti tätä asetusta ei ole valittu, mikä tarkoittaa, että olemassa olevien tilien aiemmat valinnat pysyvät muuttumattomina.
Huomaa seuraavat rajoitukset:
Tiliä ei voi tuoda normaalin olemassa olevan syöttötilin alle. Tällöin tili lisätään Ei käytössä olevat tilit -hierarkiaan.
Uutta tiliä ei voi lisätä jo käytössä olevalla tunnuksella.
Tiliä ei voi poistaa, jos sille on syötetty tietoa. Tällöin tili siirretään Ei käytössä olevat tilit -hierarkiaan.
Kun Päivitä tilikartta -vaihtoehto on valittuna, vain ne tilien ominaisuudet, jotka löytyvät tuontitiedostosta, korvaavat vastaavat arvot järjestelmässä. Muita ominaisuuksia ei korvata oletusarvoilla.
Kehämäisiä hierarkioita ei voi luoda. Esimerkiksi tiliä X ei voi lisätä summatiliksi tilille Y ja päinvastoin. Tällöin tilit lisätään Ei käytössä olevat tilit -hierarkiaan.
Virheet ja varoitukset
Jos tilien tuonnissa on ongelmia, valintaikkunassa ja Tilit-näkymän vasemmassa yläkulmassa näytetään huomautus. Napsauta linkkiä, jos haluat nähdä luettelon virheistä ja varoituksista. Oletuksena virheitä näytetään 100 kappaletta, mutta parametrien kautta määrä voidaan nostaa jopa 5000 virheeseen.
Jos haluat peruuttaa tuonnin, napsauta Kumoa.
Jos haluat jatkaa virheistä huolimatta, napsauta OK. Tallenna muutokset napsauttamalla Tilit-näkymässä .
Jos haluat katsella virhelistaa, napsauta Tilien tuonti -valintaikkunassa Näytä virheet (tai virhe- ja varoituslinkkiä Tilit-näkymässä).
Jos haluat kopioida virhe/varoitustekstit leikepöydälle, napsauta Leikepöytä.
Virhe- ja varoituslista pysyy näkymässä niin kauan kuin poistat virheet ja varoitukset. Valitse ne virheet/varoitukset, jotka haluat poistaa, ja napsauta Poista valitut. Jos haluat poistaa kaikki virheet/varoitukset luettelosta, napsauta Poista kaikki.
Tuontitiedoston kuvaus löytyy kohdasta Tuontitiedoston esimerkki.
Tuontitiedoston esimerkki
XML-muotoinen tilien tuontitiedosto
CSV-tiedoston sarakkeet
UDID
TYPE
NAME [kieli]: järjestelmässä käytössä olevan kielen tunnus, esimerkiksi EN tai FI
DKCODE
ACCOUNTGROUP
DESCRIPTION
CURRENCYCONVERSION
SIGNHANDLING
SCALING
INTERNAL
CUMULATIVE
DATATYPE [tietotyyppi]: järjestelmässä käytössä olevan tietotyypin tunnus, esimerkiksi ACT tai BUD
POSITION
PARENT
POSITION- ja PARENT-sarakkeet saattavat näkyä useita kertoja sen mukaan, kuinka monessa hierarkiassa ja haarassa tili esiintyy. Toisin sanoen tilillä voi olla useita ylätilejä. Sarakkeiden nimet ovat muodossa PARENT 1, POSITION 1, PARENT 2, POSITION 2 jne., jotta sijaintitieto on yhdistettävissä oikeaan ylätiliin.
Tilien tuonti -toiminto on hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun konsernin tai yhtiön päätilikarttaa ylläpidetään jossakin muussa kuin Clausion-järjestelmässä (kuten SAP:ssa). Päätilikartta on tällöin vietävä ensin pääjärjestelmästä ulos ja muuntaa oikean muotoiseksi CSV- tai XML-tiedostoksi Clausion-järjestelmään tuomista varten. (Huomaa, että Clausion-järjestelmässä ei ole työkaluja vientiä varten.)
Tuontitoimintoa voi käyttää myös silloin, kun tilikarttaa ylläpidetään Clausion-järjestelmässä, mutta tilien tietoihin on tehtävä suuria päivityksiä (esimerkiksi tilien tai tiliryhmien nimiä päivitettäessä). Tällöin tilikartta voidaan viedä ulos Clausion-järjestelmästä, muutokset voidaan tehdä Excelissä, ja sen jälkeen Clausion-järjestelmään voidaan päivittää vain muutokset, ei koko tilikarttaa.
Kuvaukset tilien ominaisuuksista ja mahdollisista arvoista löytyvät kohdasta Tilin ominaisuuksien muokkaaminen.