Raporttien toiminnot

Raportti-ikkunan mukauttaminen

Valintanauha ja pikatyökalurivi

• Jos haluat pienentää valintanauhan, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Minimize the Ribbon (pienennä valintanauha).

• Jos haluat lisätä toimintoja pikatyökaluriviin, napsauta hiiren kakkospainikkeella toiminnon (eli painikkeen tai valikon) päällä valintanauhassa ja valitse Add to Quick Access Toolbar (lisää pikatyökaluriviin). Jos haluat poistaa toiminnon pikatyökalurivistä, napsauta hiiren kakkospainikkeella sen päällä työkalurivissä ja valitse Remove from Quick Access Toolbar (poista pikatyökalurivistä).

• Jos haluat piilottaa tai näyttää pohjan valinnat (valikot taulukon yläpuolella), napsauta (piilota) tai (näytä).

Rivimallit

Voit valita pohjalle rivimallin Rivimalli-valikosta Näkymä-välilehdellä (käytettävissä, jos otettu käyttöön tehtävän asetuksissa). Rivimallit ovat raportin rivien osajoukkoja. Niiden avulla näytetään ennalta määritettyjä riviyhdistelmiä raportilla. Oletusvalinta on Perusrivimalli (kaikki rivit).

Jos Piilota nollarivit on valittu pohjalle, kaikki nollarivit piilotetaan vaikka ne sisältyisivät valittuun rivimalliin.

Sarakkeiden suodatus

1. Valitse ne sarakkeet, joihin haluat lisätä suodatuksen (yhden solun valitseminen sarakkeesta riittää sarakkeen valitsemiseksi). Huomaa että jos valittu solu on yhdistetty sarakkeiden yli, suodatus tulee käyttöön vain yhdistetyn alueen ensimmäiseen sarakkeeseen.

2. Napsauta Näkymä-välilehdellä Suodata (vaihtoehto: napsauta valittujen sarakkeiden päällä hiiren kakkospainikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Suodata). Suodatusikonit tulevat näkyviin sarakkeiden otsikoihin: .

3. Napsauta suodatusikonin päällä ja valitse listasta suodatusvaihtoehto. Kerrallaan voi valita vain yhden vaihtoehdon. Pohjan tiedot suodatetaan valinnan mukaan.

Jos haluat poistaa suodatuksen, napsauta uudelleen Suodata. Suodatus poistuu kaikista suodatetuista sarakkeista huolimatta siitä, mitkä sarakkeet ovat valittuina.

Ulkoiset työkirjat

Raportteihin voi olla liitettynä myös ulkoisia Excel-työkirjoja, joita voidaan käyttää antamaan lisätietoja pohjan käyttöä varten, esimerkiksi yksiköiden selityksiä tai muita ohjeita. Nämä ulkoiset työkirjat näkyvät erillisinä välilehtinä (ks. seuraava kuva).

Lisäkenttien valintalistat

Syöttöpohjan lisäkentissä saattaa olla valintalistoja, joista voit tehdä valinnat kenttiin. Avaa valintalista kaksoisnapsauttamalla lisäkenttäsarakkeen solua. Voit myös kirjoittaa suoraan lisäkenttäsoluihin. Jos kirjoitat virheellisen arvon, valintalista aukeaa. Jos solu on lukittu, valintalistaa ei voi avata.

Alatilien tietojen tarkasteleminen

Voit porautua tileihin ja katsella tilien alatilien tietoja.

Kaksoisnapsauta tilinumeroa tai valitse tilinumerosolu ja napsauta Poraudu. Ne alatilit, jotka sisältävät tietoa, näytetään ylätilin alla. Huomaa, että kaikki alatilit näytetään riippumatta tilien ja tietotyyppien kytkennöistä.

Piilota/näytä-symboli ( / ) tulee näkyviin tililuettelon vasemmalle puolelle. Voit piilottaa tai näyttää alatilien tiedot napsauttamalla tätä symbolia. Jos haluat piilottaa kaikkien tilien alatilirivit samalla kertaa, valitse Piilota kaikki.

Jos haluat poistaa alatilirivit, valitse Poista kaikki tai kaksoisnapsauta sen tilin pystysuoraa viivaa, josta aloitit porautumisen.

Jos haluat valita, miten alatilien rivit näytetään, valitse Riviporautumistyyli-valikosta vaihtoehto:

• Välilyönnit: Tilinumerot sisennetään ja niiden eteen lisätään välilyönti.

• Viivat: Tilinumerot sisennetään ja niiden eteen lisätään viiva.

• Ei mitään: Tilinumeroita ei sisennetä.

Lukuihin porautuminen

Perustietotasolle porautuminen

Porautumalla lukuihin voit tarkastella yksityiskohtaisesti, mistä luvut koostuvat.

Porautumispohjat ovat yritys- ja raporttikohtaisia.

1. Kaksoisnapsauta lukua raportilla tai valitse solu, johon haluat porautua, ja napsauta Poraudu. Porautumisikkuna avautuu ja se sisältää yksityiskohtaiset tiedot niille ulottuvuuksille, jotka raporttiin kytketylle porautumispohjalle on määritelty.

2. Porautumisikkunassa voit valita niiden vaihtoehtojen valintaruudut, joiden mukaan haluat tarkastella tietoja.

   Seuraavassa luetellut vaihtoehdot ovat porautumisen oletuspohjan mukaiset, mutta asiakas- ja pohjakohtaisesti voi olla käytössä eri ulottuvuusmääritykset.

   • Yksikkö

   • Tosite

   • Positio

   • Vastayksikkö

   • Syöttötyyppi

3. Ota tekemäsi muutokset käyttöön napsauttamalla Päivitä.

Porautumispohjalla saattaa olla enemmän kuin yksi tietosarake. Kun esimerkiksi poraudut valitulle jaksolle neljännesvuosiraportilta, pohjalle saattaa tulla näkyviin myös kahden edellisen jakson tiedot. Statuspalkissa näkyy alkuperäinen arvo, josta raportilta porauduit. Rivit voi järjestää ikkunassa napsauttamalla sarakkeiden otsikoita.

Jos raportti avataan konsolidointitasolta, teksti-tyyppisissä lisäkenttäsarakkeissa näkyy teksti n erilaista arvoa. Jos haluat nähdä arvot, poraudu lisäkentästä. Arvot näkyvät Summa-sarakkeessa.

Porautumispohjan rivit

• Sallitut yksiköt yhteensä: Tällä rivillä näkyy niiden yksiköiden yhteissumma, joihin sinulla on oikeudet.

• Suojatut yksiköt yhteensä: Jos sinulla on oikeudet konsolidointitasoon mutta ei kaikkiin sen alla oleviin yksikköihin, muiden yksiköiden tiedot näytetään yhteenlaskettuna tällä rivillä. Rivi näkyy ainoastaan silloin, kun sinulla ei ole oikeuksia kaikkiin yksiköihin.

• Ero: Tällä rivillä näkyy raportin ja porautumissummien välinen erotus. Yleensä ero on 0 huolimatta Kaikki yksikölle kohdistetut viennit -valinnasta. Ero lasketaan vain sen datasarakkeen jaksolle, josta porauduit. Jos porautumispohjalla on tietosarakkeita muille jaksoille, niissä näkyy erona N/A.

• Yhteensä: Porautumisikkunan summien yhteissumma.

• Yhteensä-kohta tilarivillä: Summa raportissa, josta porautuminen aloitettiin.

Porautuminen sisäisiin liiketapahtumiin

Kun olet porautunut sisäisen syöttötilin tietoihin, voit porautumisikkunasta porautua edelleen siihen liittyviin sisäisiin liiketapahtumiin. Tämä on mahdollista, kun tositesarjan tyyppi 1 (tosite tai tositesarja) näkyy porautumisikkunassa (tositteen tai tositesarjan valintaruutu on valittu porautumisikkunassa) ja tositesarja on kytketty tyypin 2 tositesarjaan.

Kaksoisnapsauta lukua porautumisikkunassa tai valitse solu, johon haluat porautua, ja valitse Koti-välilehdellä Poraudu. Avautuvassa sisäisten tapahtumien porautumisikkunassa näkyvät niihin liittyvät sisäiset liiketapahtumat. Huomaa, että tämän ikkunan summien etumerkki on käänteinen verrattuna porautumisen lähtötason summiin. Tämä johtuu siitä, että tässä ikkunassa näkyvät tositesarjatyypin 2 eliminoinnit, jotka on luotu sisäisistä liiketapahtumistas.

Lähdetositetasolle porautuminen (Transparent Reporting)

Tämä toiminto on käytössä vain, jos Transparent Reporting -lisäominaisuus on otettu käyttöön järjestelmässäsi.

Porautumispohjat ovat yritys- ja raporttikohtaisia.

Transparent Reporting -toiminnolla pystyt tutkimaan tileille syötettyjä lukuja entistä syvemmälle porautuen ja näkemään, mistä luvut koostuvat lähdetositetasolla. Kun poraudut sisäisissä erissä lähdetositetasolle, tositesarja ja vastayksikkö otetaan huomioon eliminointivientien osalta.

Tositetasolle porautuminen porautumisikkunasta

Kaksoisnapsauta lukua porautumisikkunassa tai valitse solu, johon haluat porautua, ja napsauta Koti-välilehden Poraudu. Transparent reporting -porautumisikkuna avautuu.

Erotus-rivillä näkyy tietokannassa olevan tiedon ja Yhteensä-rivin välinen erotus. Tämä rivi näkyy silloin, kun erotus ei ole nolla.

Rivit voi järjestää ikkunassa napsauttamalla sarakkeiden otsikoita.

Kumulatiivisiin lukuihin porautuminen

Kumulatiivisiin lukuihin porauduttaessa näkyviin tulevat kaikki aktiivisen vuoden tositteet valittuun jaksoon asti. <showalloids>-elementin asetus raportin määritystiedostossa määrittää näytetäänkö tositteet oletusarvoisesti yhteissummana jokaiselle jaksolle (yksi jakso rivillään) vai näytetäänkö kaikkien jaksojen kaikki tositteet. Lisätietoja parametrimäärityksistä on Clausion Input and Report Template Parameters -käyttöoppaassa.

Kun tositteet ovat näkyvissä jaksoittain, voit siirtyä kaikkien tositteiden näkymään napsauttamalla Näytä kaikki tositteet.

Kun kaikki tositteet ovat näkyvissä, voit siirtyä jaksoittaiseen näkymään valitsemalla Näytä jaksoittain.

Kun tositteet ovat näkyvissä jaksoittain, voit porautua jakson lukuun ja tarkastella kaikkia kyseisen jakson tositteita.

Kurssaus

Jos raportointivaluuttana on konsernivaluutta, porautumisikkunassa näkyvät summat näkyvät myös konsernin valuutassa. Tämä tarkoittaa, että kurssausta ei tehdä. Jos raportointivaluuttana ei ole konsernivaluutta, porautumisikkunassa näkyvät arvot näkyvät raportointivaluutassa ja kurssaus konsernivaluutaksi on tehtävä.

Huomaa, että kumulatiivisilla valuuttakursseilla kurssaaminen ei ole mahdollista Transparent Reporting -toiminnossa tositetasolla. Tässä tapauksessa näytetään virheviesti.

Tositteisiin liitettyjen laskujen tarkasteleminen (TR)

Tämä toiminto on käytössä, jos Transparent Reporting -lisäominaisuus on otettu käyttöön järjestelmässäsi.

Voit avata tositteisiin liitettyjä laskuja laskujen arkistointijärjestelmistä, kuten Basware Invoice Processing, Basware P2P tai Rondo, jos tällainen järjestelmä on käytössä ympäristössäsi ja sinulla on tarvittavat oikeudet.

1. Poraudu ensin lähdetositetasolle (ks. Lähdetositetasolle porautuminen (Transparent Reporting)).

2. Jos haluat nähdä, mitkä kaikki rivit sisältävät laskutietoa, napsauta Merkitse laskulliset rivit. Solut, jotka sisältävät laskutietoa, näytetään sinisenä.

3. Avaa lasku kaksoisnapsauttamalla solua. Lasku avautuu joko sovelluksen ikkunaan tai selainikkunaan riippuen parametriasetuksista. Huomaa, että laskua ei voi avata Suojatut yksiköt -summariviltä.

Raportin tallentaminen tiedostoon

Voit tallentaa raportin järjestelmästä tiedostoon xlsx- ja pdf-muodossa:

1. Napsauta pohjalla Tallenna tiedostoon.

2. Valitse tallennuspaikka, kirjoita tiedostolle nimi ja valitse tallennusmuoto (xlsx tai pdf).

3. Napsauta Tallenna.