Hoppa till huvudinnehållet

Importera kontodata

Du kan importera en ny kontoplan till systemet eller uppdatera befintliga kontodata med en XML- eller CSV-fil. För instruktioner om hur du sparar konton från systemet till en XML- eller CSV-fil, se Spara konton till fil.

Det enklaste sättet att skapa en giltig fil för att ändra vissa egenskaper är att spara alla konton eller den valda kontogrenen för att arkivera och ändra innehållet. Om du redigerar importfilen (CSV) i Excel ska du komma ihåg att spara den som en CSV-fil.

För import finns följande alternativ:

  • Uppdatera kontoplan: Egenskaperna för kontona i importfilen uppdateras i systemet, nya överordnade konton läggs till i enlighet med importfilen. De konton som finns i systemet men som inte ingår i importfilen förblir som de är.

  • Ersätt kontoplan: De konton som inte finns med i importfilen tas bort från systemet. Samma begränsningar gäller som vid radering av konton i vyn Konton. Även relationer mellan överordnade konton och underkonton som inte ingår i filen tas bort.

  • Ersätt endast Clausion-paketkonton: De paketkonton (konton som slutar med bokstaven P) som inte finns med i importfilen tas bort från systemet. Samma begränsningar gäller som vid radering av konton i vyn Konton. Alla andra konton som inte finns i filen (inställningar, överordnade konton och underkonton) förblir oförändrade. Om andra konton ingår i filen uppdateras deras inställningar och nya överordnade relationer läggs till.

  • Ytterligare alternativ (endast tillgängligt för alternativet Ersätt endast Clausion-paketkonton):

    • Uppdatera datatypskopplingarna för befintliga konton: Datatypskopplingarna för befintliga konton uppdateras i enlighet med importfilen. Om importfilen inte innehåller element (xml) eller kolumn (csv) för en datatyp ändras inte anslutningarna för den datatypen. Som standard är denna inställning avmarkerad, vilket innebär att tidigare gjorda val för de befintliga kontona förblir oförändrade.

    • Uppdatera kontogruppsinformationen för befintliga konton: Kontogruppsdata för befintliga konton uppdateras i enlighet med importfilen. Som standard är denna inställning avmarkerad, vilket innebär att tidigare gjorda val för de befintliga kontona förblir oförändrade.

Observera följande begränsningar:

  • Du kan inte importera ett konto under normalt konto med befintliga inmatningarna. I detta fall läggs kontot till i hierarkin Konton som inte används.

  • Du kan inte lägga till ett nytt konto med ett befintligt ID.

  • Ett konto kan inte raderas om det innehåller data. I detta fall flyttas det till hierarkin Konton som inte används.

  • När alternativet för att uppdatera kontoplan är markerat kommer endast de kontoegenskaper som ingår i importfilen att skriva över motsvarande aktuella värden. Andra egenskaper kommer inte att ersättas av standardvärden.

  • Rekursiva kontohierarkier kan inte skapas. Till exempel kan konto X inte läggas till som ett summakonto till konto Y och vice versa. I detta fall läggs dessa konton till i hierarkin Konton som inte används.

Fel och varningar

Om det uppstår problem under importen visas en anteckning i importdialogrutan och uppe till vänster i vyn Konton. Klicka på länken för att visa listan över fel och varningar. Som standard förslås 100 fel, men genom parametrar kan antalet ställas in till 5000 visade fel.

För att avbryta importen klickar du på Ångra.

För att fortsätta importen oavsett felen klickar du på OK. Klicka sedan på save i Konto-vyn för att spara ändringarna.

Om du vill visa listan över fel och deras beskrivningar klickar du på Visa fel i dialogrutan Importera konton eller på fel- och varningslänken i vyn Konton.

Om du vill kopiera fel- och varningstexterna till urklipp klickar du på Urklipp.

Listan över fel och varningar finns kvar i vyn tills du rensar varningarna. Om du vill rensa alla fel och varningar i listan klickar du på Rensa alla eller väljer de fel och varningar som du vill rensa och klickar på Rensa valda.

Exempel på importfil

XML-importfil

CSV-filkolumner

  • UDID

  • TYPE

  • NAME [språk]: kod för ett språk som används i systemet, till exempel EN eller SV

  • DKCODE

  • ACCOUNTGROUP

  • DESCRIPTION

  • CURRENCYCONVERSION

  • SIGNHANDLING

  • SCALING

  • INTERNAL

  • CUMULATIVE

  • DATATYPE [datatyp]: kod för en datatyp som används i systemet, till exempel ACT eller BUD

  • POSITION

  • PARENT

Kolumnerna POSITION och PARENT kan visas flera gånger beroende på antalet hierarkier och grenar ett konto finns i som mest. Ett konto kan alltså ha flera överordnade. Kolumnerna namnges till exempel PARENT 1, POSITION 1, PARENT 2, POSITION 2 för att positionen ska kunna mappas till rätt överordnat konto.

Kontoimportfunktionen är till exempel användbar om koncernens eller företagets huvudkontoplan upprätthålls i något annat system (till exempel SAP). Huvudkontoplanen måste först exporteras från huvudsystemet och omvandlas till en giltig CSV- eller XML-fil för import till Clausion (observera att verktyg för exporten inte tillhandahålls med Clausion).

Importfunktionen kan också användas om kontoplanen upprätthålls i Clausion och det krävs ändringar i kontoegenskaper (till exempel kontonamn eller kontogrupp) för flera konton. Kontoplanen kan exporteras från Clausion, ändringar kan göras i Excel och bara ändringarna kan sedan importeras tillbaka till Clausion istället för hela kontoplanen.

För beskrivning av kontoegenskaper och möjliga värden, se Modifiera kontoegenskaper.

Var denna artikel till hjälp?

We're sorry to hear that.