Intern dataöverföring (IDT)

Översikt över intern dataöverföring

Du kan till exempel använda funktionen Intern dataöverföring (Internal Data Transfer, IDT) för att föra över data inom systemet, för att föra över saldot från föregående år till det aktiva året, eller för att kopiera data från datatyp "utfall" till "estimat".

Manuellt inmatade enhetsbelopp (inmatningstyp 0) överförs. Du kan överföra data från år, perioder, konton, datatyper eller dimensionsenheter till andra år, perioder, konton, datatyper och enheter för en vald dokumentserie. Du kan överföra data till flera perioder samtidigt, men inte från en period till flera perioder (data måste överföras separat för varje målperiod). Om flera olika källkonton/dokumentserier/perioder/enheter har samma målkonton/dokumentserier eller om källan är en konsolideringsenhet eller ett summakonto, summeras beloppen från alla källor till ett mål.

Om du överför data från en dokumentserie av typ 4 eller 6 till en måldokumentserie av typ 7 överförs automatiska poster (inmatningstyp 1) och konverteras till manuella inmatningarna innan de går in i måldokumentserien. Detsamma gäller även om du överför data från en dokumentserie av typ 6 till en annan dokumentserie av typ 6.

Efter överföringen beräknas belopp i koncernvaluta och inmatningsberäkningar körs för måldata automatiskt.

Kundspecifika TR-data och årsspecifika kommentarer överförs inte. Däremot kan extrafältdata överföras.

DIM00 måste vara ansluten till käll- och måldatatyperna.

De interna dataöverföringsinställningarna kan definieras i användargränssnittsuppgiftens XML. För mer information, se Clausion User Interface Task Parameters.

Överföra interna lagerdata

När du överför data från en dokumentserie av typ 4 till samma eller en annan dokumentserie av typ 4 överförs även interna lagerdata (kopieras från källa till mål).

• Belopp: Kumulativa värden används alltid för käll- och måldata oavsett vilken Datatyp (periodisk eller kumulativ) du väljer. Faktor-värdena och konverteringstabellerna du väljer för måldata används när du hanterar data.

• Skatteprocent: Värdena kopieras från källan till målet oavsett käll- och målperioder. Skatteprocent för period 0 kopieras om period 0 inte är låst. I annat fall kvarstår det ursprungliga värdet. Om periodkonvertering används där källperioden inte är period 0 och målperioden är period 0 kopieras skatteprocenten till period 0. Detta används särskilt för att överföra utgående balans till nästa års ingående balans (källperiod = 12, målperiod = 0). Om det finns mer än ett värde (till exempel konsolideringsenhet som källa) beräknas medelvärdet. Faktor- och datatypsalternativ ignoreras.

• Marginalprocent: Om det finns mer än ett värde beräknas medelvärdet. Faktor- och datatypsalternativ ignoreras.

Användarrättigheter

Du måste ha minst 'läsrättigheter' för källdata (enheter, konton, perioder, datatyper) och 'skrivrättigheter' för måldata. Om du vill ta bort källdata efter överföringen behöver du skrivrättigheter även för källdata. Källdatahierarkin används också för måldata.

Enhets- och motenhetens validitetskontroller

Alla målenheter och motenheter måste vara giltiga inmatningsenheter i den valda hierarkin för målåret/datatypen efter enhetskonverteringen, och överföringen misslyckas om detta inte är fallet.

Denna kontroll utförs endast för enheter för vilka det finns data som ska överföras och så att ogiltiga kombinationer för vilka det inte finns några data inte gör att överföringen misslyckas.

Köra intern dataöverföring

Plats: Intern dataöverföring (Internal Data Transfer, IDT) (uppgifts-ID: InternalTransfers)

1. På fliken Källalternativ 1 väljer du följande alternativ. Obligatoriska alternativ är markerade med en asterisk.

   • *Datatyp: Den datatyp från vilken data överförs. De datatyper för vilka du har minst rättigheten 'Läsa' är tillgängliga i listan.

   • *År: Det år från vilket data överförs. Listan innehåller alla räkenskapsår som ingår i systemet.

   • Dimensioner/enheter: De dimensioner från vilka data överförs. För de valda dimensionerna väljer du de enheter från vilka data överförs. Om du väljer en konsolideringsenhet överförs data från alla inmatningsenheter under den. Om du inte väljer några enheter överförs data från alla enheter (till vilka du har tillräcklig rättighet). Dimensionsenhetsträdet innehåller alla enheter för vald dimension för vilka du har rättigheten 'Läsa' under det valda året. Du kan välja flera enheter genom att hålla inne CTRL-tangenten om 'multiselect'-funktionen används (se Clausion User Interface Task Parameters). Denna inställning är dimensionsspecifik. För att söka efter enheter skriver du in en sökterm i textfältet ovanför enhetsträdet och klickar på . För att gå vidare till nästa träff klickar du på igen.

     Det är inte möjligt att välja en enhet för codim00. Alla codim00-enheter överförs alltid.

   • Hierarki: Den hierarki från vilken data överförs. Listan innehåller alla hierarkier som definierats för den valda dimensionen. Om du inte väljer en hierarki och en hierarki inte är definierad i uppgiftsinställningarna används struktur 1 som standard för listan över källenheter.

   • *Perioder: De perioder från vilka data överförs. Minst en period måste väljas om du överför perioddata. Om du överför data från extra fält är periodval frivilligt. Tillgängliga perioder beror på uppgiftsinställningarna. Om innehållet i periodlistan inte har definierats i uppgiftsinställningarna inkluderas alla perioder i listan. Om 'multiselect'-funktionen används (se Clausion User Interface Task Parameters) kan du välja flera perioder genom att hålla inne CTRL-tangenten. Om du vill välja alla perioder väljer du det översta objektet i periodträdet. För att till exempel välja alla normala perioder, välj andranivåobjektet (mapp) Normala perioder. Om 'multiselect'-funktionen inte används är periodvalet tillgängligt som en rullgardinsmeny och du kan bara välja en period.

     Du kan inte välja kvartalperioder som källa eller mål för överföringen.

     Du måste välja alla perioder om du väljer Ta bort källdata på fliken Målalternativ.

   • *Konton: Konton från vilka data överförs. Du kan välja flera konton genom att hålla ned CTRL-tangenten om 'multiselect'-funktionen används (se Clausion User Interface Task Parameters). Minst ett konto måste väljas. Om du väljer ett summakonto eller ett samlingskonto överförs data från alla inmatningskonton under dem.

2. På fliken Källalternativ 2 väljer du följande alternativ.

   • Dokumentserie: Den dokumentserie från vilken data överförs. Välj en dokumentserie i listan. Du måste välja minst en dokumentserie.

   • Periodiskt: Källdata hämtas som periodiska värden.

   • Kumulativt: Källdata hämtas som kumulativa värden för varje period.

     Den kumulativa inställningen för målkontot påverkar också överföringen (se Modifiera kontoegenskaper).

   • IDT-källa: koncernvaluta: När du väljer det här alternativet görs överföringen med koncernvaluta som källa istället för valutan för enheten/enheterna.

     Om du inte ser valet av IDT-källa: koncernvaluta, aktivera det genom att lägga till sourceusegroupcurrency-komponenten i gränssnittsuppgift.

3. På fliken Målalternativ väljer du följande målalternativ. Obligatoriska alternativ är markerade med en asterisk.

   • *Måldatatyp: Den datatyp till vilken data överförs. De datatyper som du har användarrättigheter till finns i listan.

   • *Målår: Det år till vilket data överförs. Listan innehåller alla räkenskapsår som ingår i systemet.

   • *Måldatatyp:

     • Periodiskt: Överförda data konverteras till periodiska värden.

     • Kumulativt: Överförda data konverteras till kumulativa värden.

     Den kumulativa inställningen för målkontot påverkar också överföringen (se Modifiera kontoegenskaper).

   • Konverteringstabeller: Du kan välja en konverteringstabell för varje dimension, period, dokumentserie och konto. Om du inte väljer en konverteringstabell (alternativet Inte definierat) eller enheten/perioden/dokumentserien/kontot som valts inte ingår som källa i den valda konverteringstabellen används källenheten/perioden/dokumentserien/kontot som mål. För codim00 används den konverteringstabell som definieras för dim00.

     Om du vill visa inställningarna för konverteringstabellen (källmålsrader) klickar du på bredvid konverteringstabellens rullgardinsmeny.

     Ersätt måldata: Detta alternativ är tillgängligt för enheter och konton. När du överför data till en annan datatyps-/årskombination markerar du den här kryssrutan om du vill ersätta befintliga data för valda konsoliderade enheter eller summakonton i målet. Om du inte markerar den här kryssrutan finns befintliga data kvar i målet efter överföringen för de enheter och konton som inte är kopplade till källdatatypen.

     Konverteringstabellerna skapas i Konverteringstabeller (se Konverteringstabellshantering).

   • Faktor: Överförda data multipliceras med det värde som anges i detta fält. Värdet kan vara vilket numeriskt värde som helst. Standardvärdet är 1. Observera att värdet 0 används i beräkningarna. Om faktorvärdet är 0 blir med andra ord målvärdena 0. Detta kan till exempel användas för att rensa valda perioder.

   • Ta bort källdata: Välj det här alternativet om du vill ta bort källdata efter att de har överförts till målet. Om du inte markerar kryssrutan kopieras källdata till målet, men finns även kvar i källan.

     Om du väljer Ta bort källdata måste du också välja alla perioder på fliken Källalternativ 1.

     Du behöver skrivrättigheter till källdata för att radera dem.

   • Skapa inte automatiska motposter: Välj det här alternativet om du inte vill att automatiska motposter ska skapas när data överförs till en annan datatyp (även om automatiska motposter definieras för måldatatypen). Befintliga automatiska motposter kommer också att tas bort.

     Om du vill spara alternativen i dina favoriter klickar du på Spara i favoriter efter att du gjort dina val. Du kan sedan öppna uppgiften med samma alternativ från din Favoriter-vy. Om du redigerar sparade favoritalternativ klickar du på Spara för att uppdatera favoritinställningarna.

4. Klicka på Starta dataöverföring.

Du kan övervaka statusen för interna dataöverföringskörningar med hjälp av den anpassade mallen Status förinterna dataöverföringar (IDT).

Övervakning av IDT-status

Du kan övervaka statusen för interna dataöverföringskörningar och ta bort interna överföringsloggposter med hjälp av den anpassade mallen Status för interna dataöverföringar (IDT).

Mallen visar alla påbörjade överföringar (pågående, misslyckade och slutförda) för alla användare. Du kan begränsa vilka data som visas genom att filtrera kolumnerna (för instruktioner, se Anpassa inmatningsmall eller rapportfönster i Inmatnings- och rapporteringsanvändarguiden till Clausion).

Ta bort loggposter: Ange 'X' i kolumnen Radera överföring och spara.

Exempel

Enhetskonvertering och enhetsrättigheter

Exempel på enhetskonvertering och tillhörande kontroller vid intern dataöverföring

Översta enheten

9020

9021

9022

9023

9024

9030

9031

9032

9033

9033a

9033b

Datatypsanslutningar och användarrättigheter

Användaren behöver läsrättigheter i källenheterna om källdata inte raderas, eller skrivrättigheter om data raderas.

Användaren behöver skrivrättigheter till målenheter.

Interna dataöverföringsalternativ

• Enhet: 9030

• Källdatatyp: ACT (Utfall)

• Måldatatyp: BUD (Budget)

Enheter hämtade från källdata: 9031, 9032, 9033a, 9033b

Exempel 1

Ingen konverteringstabell behövs i detta fall. När underenheterna inte är inmatningsenheter i målstrukturen överförs data automatiskt från underenheterna till den överordnade enheten.

Överföringskörning:

• Användare 1: Överföringen slutförd.

• Användare 2: Överföringen misslyckas eftersom användaren inte har rättigheter till alla källenheter (9033a, 9033b).

Exempel 2: Enhetskonverteringstabell

Konverteringstabellen expanderad för att visa mappningen av källenheter till målenheter på inmatningsnivå

Konverteringsrader för överföringen

Överföringskörning:

• Användare 1: Överföringen slutförd. Enheterna 9031 och 9032 är inte inmatningsenheter i målet och deras data överförs till överordnad enhet 9030.

• Användare 2: Överföringen misslyckas eftersom användaren inte har rättigheter till enheterna 9033a och 9033b.

Kopiera data från datatyp till annan

Exempel: Beloppen från datatyp Utfall kopieras till datatyp Estimat. Estimatbeloppen uppdateras sedan manuellt.

Exempel 1: Föra över periodiska belopp Interna dataöverföringsalternativ

AccConvTable2-konverteringstabell

Relevanta kontoegenskaper

Överför körningsresultat:

Helårsuppskattningen ändras på grund av en differens i förhållande till tidigare estimat och utfall för februari.

Exempel 2: Föra över kumulativa belopp Interna dataöverföringsalternativ

AccConvTable2-konverteringstabell

Relevanta kontoegenskaper

Överför körningsresultat:

Helårsuppskattningen ändras inte. Det periodiska estimatet för mars justeras på grund av en differens mellan utfallet i februari och det tidigare estimatet.

Ersätta måldata

Exempel 1

Datatypen EST (Estimat) har ett konto som används för manuella uppskattningar som inte är kopplat till datatypen ACT (Utfall). I ACT registreras denna information på en mer detaljerad nivå på flera konton.

Ersätta måldata

• Om Ersätt måldata inte har valts kvarstår data i målkonto 100 eftersom kontot inte är anslutet till ACT.

• Om Ersätt måldata har valts raderas data i målkonto 100.

Exempel 2

När Ersätt måldata väljs ersätts data för alla valda konton/enheter som finns i målstrukturen, inklusive underkonton/enheter som inte finns i den valda källstrukturen.

Konverteringstabell för ersättning av måldata

Resultat i BUD efter överföring när Ersätt måldata valts

• Data ersätts (tas bort) från enheterna 103, 104 och 105, som är underenheter till 100 och inte är kopplade till källdatatypen.

• Data för enhet 201 ersätts med data från källenhet 101 baserat på konverteringstabellen.

Konverteringstabeller

Plats: Konverteringstabeller(uppgifts-ID: ConversionTableMnt)

Konverteringstabeller används vid intern dataöverföring när data förs över från källenheter, konton, perioder eller dokumentserier till olika målenheter, konton, perioder eller dokumentserier. Konverteringstabeller kan också användas för att integrera data från andra källapplikationer.

Observera att när en källenhet eller ett konto inte är en giltig inmatningsenhet eller ett giltigt konto i målstrukturen används dess överordnade enhet eller konto automatiskt som mål. En konverteringstabell behövs inte för överföringen i detta fall.

Skapa en ny konverteringstabell

1. Klicka på Ny.

2. Lägg till ett ID för konverteringstabellen och välj Konverteringstabelltyp.

   Typen av konverteringstabell avgör till vilken konvertering för intern överföring/integrering varje tabell kan väljas. Möjliga tabelltyper är dimensioner (så många som finns i miljön), konton, perioder, dokumentserier och anpassad konvertering. Observera att det inte finns någon separat typ för codim00, men dim00-konverteringstabell används även för codim00.

3. Klicka på Spara.

4. Under Konverteringstabellsinformation lägger du till ett namn för konverteringstabellen på de språk som används i systemet och en beskrivning.

5. Under Konverteringstabell lägger du till käll- och målenheter/konton/dokumentserier. Om du vill öppna en urvalslista dubbelklickar du i fälten Käll-ID eller Mål-ID.

Observera:

• Alla befintliga dimensionsenheter kan läggas till i en konverteringstabell. Däremot utförs inga automatiska valutakonverteringar. Därför bör käll- och målenheterna använda samma valuta.

• Alla konton utom beräknade konton kan läggas till.

• Alla befintliga perioder och dokumentserier kan läggas till, men observera att käll- och måldokumentserietyperna måste vara desamma (det enda undantaget är dokumentserietyperna 4 och 6).

• I motsats till andra typer är de anpassade konverteringstabellerna årsspecifika (år måste väljas vid tabellöppning) och inga kontroller av inmatade värden utförs för dem.

Om det finns ett fel på en rad visas felikonen i den första kolumnen i raden. Flytta muspekaren över ikonen för att visa felmeddelandet.